ASSISTANT DE DIRECTION – SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE (F/H)
Société : Hôpital de Poissy-Saint-Germain-en-Laye Lieu : Yvelines (Île-de-France)
Descriptif du poste
Société : Hôpital de Poissy-Saint-Germain-en-Laye Catégorie : Offre emploi CDD Activité : Administration / Services publics Lieu : Yvelines (Île-de-France)
Mission
Détails de l’offre
Poste proposé ASSISTANT DE DIRECTION - SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE (H/F) Contrat CDD; Détachement; Mutation Descriptif Présentation générale des établissements de la direction commune : Le Centre hospitalier intercommunal de Poissy/Saint-Germain-en-Laye (CHIPS) est l'établissement support du GHT Nord Yvelines. C'est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche. Il est organisé en 8 pôles d'activités spécialisées dans la prise en charge des personnes à tous les âges de la vie. Son activité est déployée dans les Yvelines sur deux sites principaux à Poissy et à St Germain en Laye et sur des sites périphériques. Plusieurs de ses services sont hospitalo-universitaires. Il compte 3 190 professionnels de santé. Sa capacité est près de 1 000 lits et places. Le CHIPS est en direction commune avec le CH de Mantes-La Jolie depuis 2015 et avec le CHI de Meulan-Les Mureaux depuis 2018. Une seule équipe de direction est en charge de la direction des 3 établissements sous l'autorité d'une directrice générale
Missions
Savoir assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction générale en l'absence de l'assistant(e) coordinateur(ice) Sous la supervision de l'assistante coordinateur (ice), assurer plus spécifiquement le secrétariat de la SG du GHT, et de la directrice des affaires médicales Apporter son concours à la directrice en charge des parcours patients et à la directrice en charge de la filière des laboratoires
Grade de référence : adjoint administratif
Horaires de travail : du lundi au vendredi amplitude horaire 8h30-18h00
Liaisons hiérarchiques
Directrice générale, Directeur général adjoint Directeurs adjoints en charge du GHT, des affaires médicales et du parcours patient Assistant(e) coordinateur(rice) du secrétariat de la direction générale
Relations fonctionnelles
L'organisation d'une direction commune amène à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Il convient de citer : - les trois directions déléguées de site - l'ensemble des directions fonctionnelles - l'encadrement administratif et soignant des 3 établissements de la direction commune - les principaux interlocuteurs institutionnels des établissements de santé : ARS, CD78, CPAM, CPTS, mairies.
L'assistante de direction est également amenée à travailler avec d'autres interlocuteurs comme les médecins, l'ARS ainsi que les différents partenaires institutionnels.
Activités Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques. Traitement du courrier et suivi des réponses Gestion des agendas Reproduction et diffusion de documents, de dossiers. Recueil, saisie, mise à jour sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers. Rédaction de courriers. Préparation des réunions institutionnelles Organisation de la logistique (déplacements, organisation de réunions, réservation de salle). Structuration de la gestion documentaire et de l'archivage Mise en format qualité des procédures et référencement dans le périmètre du secrétariat de la direction générale
Savoir-faire : Utiliser les outils bureautiques Planifier, coordonner et organiser les réunions de travail. Repérer rapidement les personnes ressources et les interlocuteurs de l'établissement et des établissements de la direction commune et du GHT Savoir rendre compte de son activité. Mettre en application la réglementation, les textes en vigueur relatifs aux domaines traités au sein de la direction
Savoir-être : Rigueur Discrétion Réactivité Disponibilité Savoir être force de proposition Capacité d'écoute Capacité d'adaptation et d'organisation
CONNAISSANCES ET PREREQUIS ASSOCIES Maîtrise des logiciels bureautiques Technique de communication en secrétariat de direction Notions de classement Organisation d'un établissement de santéCLIQUER ICI POUR POSTULER
