Assistant de direction (H/F)

Société : Triangle Intérim Solutions RH
Lieu : Territoire de Belfort (Bourgogne-Franche-Comté)

Descriptif du poste

Société : Triangle Intérim Solutions RH
Catégorie : Offre emploi CDI
Activité : Administration / Services publics
Lieu : Territoire de Belfort (Bourgogne-Franche-Comté)

Mission

Entreprise : VOS AVANTAGES CHEZ NOUS CSE de qualité, accès à la formation et tous les avantages sociaux du FASTT(aide au logement, aide garde d’enfant…). Triangle Intérim Solutions RH , C’EST... Une entreprise familiale avec des valeurs fortes : ici, on gagne en équipe ! Plus de 250 agences d’emploi en France & Europe. Des conseils d’experts métier et un suivi personnalisé. A compétences égales, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Chez nous, la diversité est une force et CHAQUE candidature est étudiée avec soin ! Description du poste : Mission principale : L’assistant(e) de Direction a pour rôle de soutenir la Direction Générale et les Directeurs de service dans la gestion administrative, technique et commerciale de l’entreprise. Il/elle assure la coordination des différentes tâches administratives tout en apportant un soutien logistique aux activités techniques et commerciales. Domaine d'intervention et tâches principales : 1. Gestion administrative : Courrier et mails : o Affranchissement et collecte du courrier, distribution aux équipes et gestion des boîtes mails partagées (contact@, factures@), ... o Rédaction, mise en forme, et envoi de courriers et emails en lien avec les différents services. o Factures et relances de factures : traitement mensuel et suivi des factures de gestion locative et frais de société selon procédure en vigueur. o Suivi des relances de factures et traitement des demandes administratives (relève quotidienne et traitement immédiat). Standard : o Réception et traitement des appels selon type de la demande (« Barrage secrétaire » si besoin). o Redirection selon demande ou transmission information aux collaborateurs concernés Accueil physique : o Rdv : installation en salle, café, courtoisie, etc, o Renseignements divers et renseignements pratiques sur Techn’hom (restaurants d’entreprise, stationnement, adresses clients, moyens de transport etc.) o Réception livraisons fournitures équipe Gestion des agendas : o Organisation des RDV, réservations (hôtels, restaurants, taxis) pour la Direction Générale. o Planifier les réunions d’équipe (après chaque CA), les réunions de direction ainsi que les autres réunions internes si besoin. Gestion des instances (CT, CS, CA, AG) : o Préparation des ordres du jour avec DG, planification, vérification du quorum, réservation des salles, envoi des invitations et gestion des documents nécessaires, création des supports de présentation. o Suivi des PV de séance et classement Suivi des registres et documents : o Mise à jour des registres du personnel, planning des congés, … 2. Soutien technique : Suivi administratif technique : o Marchés : lettres d’engagement, avenants, réceptions… MAJ tableau de bord de suivi o Gestion des factures d'investissement et contrôle des factures techniques suivant procédure en vigueur o Lien fournisseurs et Sodeb pour les factures impayées ou erronées. o Réception des livraisons oSoutien aux projets o Création fiches d’identité et de suivi de projets o Demandes clients et suivi depuis le formulaire internet et retour client 3. Support commercial : Info clients/infos travaux parcs (via email). Déclaration des consommations Plateforme Operat,… Rédaction des courriers locataires ou prestataires. Mise à jour des tableaux de bord sur les nouveaux prospects. 4. Organisation de réunions et événements : o Planification des réunions de direction, d'équipes et autres événements internes. o Préparation des supports et mise en place des salles de réunion, installation en salle, o Participation à la logistique des événements et manifestations organisées par la société. 5. Services généraux, maintenance et gestion des équipements : o Suivi des contrats de maintenance et des pannes (copieur, flotte mobile, téléphonie fixe et informatique, réseaux, équipements divers équipe…) en lien avec les prestataires o Gestion des fournitures de bureau, stock, et commandes. Compétences requises : Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps. Bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et agilité dans les logiciels métiers. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser. Excellentes compétences relationnelles et sens du service. Sens de la discrétion et de la confidentialité. Expériences souhaitées : au moins 5 ans à un poste similaire Conditions de travail : Poste à temps plein. Possibilité de déplacements occasionnels sur l’aire urbaine. Travail en lien direct avec la direction générale et interactions régulières avec les différents services de l’entreprise. Classification : agent de maitrise – AM

CLIQUER ICI POUR POSTULER