L’Association Régionale pour l'Insertion le Logement et l'Emploi, association loi 1901, effectue des missions d’insertion à partir de l’hébergement, de la protection de l’enfance, de la formation emploi insertion, du logement accompagné et du socio-judiciaire, réparties en 5 directions opérationnelles, 27 services, et 350 salariés pluridisciplinaires. Le territoire d’intervention de l’ARILE couvre le Val de Marne, la Seine et Marne et l’Aisne.
L’association a pour objet d’insérer socialement et professionnellement les familles et les personnes en difficulté, d’agir contre la répétition des situations d’exclusion, de faiblesse, de fragilité, d’échec ou de conflit des personnes, et de faire évoluer le regard de la société sur ces publics et ce dans un esprit de respect des personnes et de promotion humaine. Elle peut être le relais d’actions visant des publics particuliers.
Rattaché aux Chefs de Service de la Direction Opérationnelle Protection de l’Enfance et de la Direction Opérationnelle de l’Hébergement vous interviendrez pour le service Accueil Parents Enfants qui accompagne des mères, des pères et des couples majeurs avec au moins un enfant de moins de 3 ans et pour le service FEFSM qui accompagne des femmes enceintes ou sortants de maternité.
Nous recrutons un(e) assistant(e) administrative pour un CDD de 2 mois, avec une possibilité d'évolution en CDI.
Ce poste vise à faciliter et optimiser la gestion administrative des services Accueil Parents Enfants, et Centre d’hébergement pour Femmes Enceintes ou Sortants de maternité.
En étroite collaboration avec les chefs de service, elle est la personne de confiance qui organise, anticipe, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des tâches administratives du service.
Missions principales :
* Saisir et mettre en forme les différents courriers (entretien de fin de pec, recadrage, autorisation d'absence...) et les suivre
* Mettre à jour les tableaux de suivis de l’activité et service : tableau de bords, planning des synthèses, statistique, tableau de ronde des veilleurs
* Assurer la remontée des indicateurs d’activité, du taux d’occupation, à la Direction et aux financeurs
* Participer à la mise en œuvre et à l’amélioration en continu les documents internes en lien avec les procédures
* Préparer les dossiers des hébergés ainsi que les documents afférents à l’accueil, le renouvellement de la prise en charge et la sortie.
* Assurer le suivi et l’envoi des rapports de renouvellement
* Participer à la réalisation du rapport d’activité
* Effectuer les déclarations auprès des autorités compétentes
* Assurer l’archivage des dossiers dans les délais impartis
* Assurer le suivi des baux des hébergements du service, et leur classement
* Centraliser les demandes de fournitures administratives, et en assurer la réception
* Participer aux réunions d'équipe en alternance sur les deux services et pour la partie organisationnelle.
* Être un support technique quotidien pour les cheffes de service
Profil recherché
Compétences requises :
Connaissances :
* Compréhension et application des procédures administratives.
* Capacité à travailler en réseau et à transmettre des informations fiables.
* Organisation et rigueur rédactionnelle.
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Savoir-être :
* Aisance relationnelle avec l'équipe et les personnes accompagnées.
* Adopter une posture professionnelle et savoir faire preuve de discrétion
* Capacité à communiquer efficacement.
* Esprit d’anticipation et d’initiative.
Conditions :
* Horaires : 9h à 17h (35h/semaine) du lundi au vendredi
* Rémunération selon la Convention Collective Nationale 66 et en fonction du profil.
