Certes les conditions actuelles ne permettent pas de tels événements actuellement mais comme cela se planifie longtemps à l'avance, anticipons et faisons le tour de la question!
Vous faites partie d'une association étudiante, ou du BDE de votre école ?
Dans ce cas, vous serez amené, dans votre vie associative, à organiser une soirée d'intégration. Ces événements ont lieu généralement au moment de la rentrée de septembre, et ont pour but de permettre aux étudiants de faire connaissance, dans une ambiance festive. Mais attention : pour ce genre d'événement, il faut voir les choses en grand. Il ne s'agit pas d'une simple soirée entre amis, autour d'une pizza un jeudi soir. Voici 10 conseils, pour vous aider à organiser une soirée d'intégration mémorable.
La toute première étape de l'organisation d'une soirée d'intégration consiste à trouver un concept attractif, une thématique qui va susciter la curiosité des étudiants. Bien sûr, cette soirée d'intégration doit être imprégnée des traditions de l'établissement. La soirée d'intégration est un bon moment, pour permettre aux parrains et marraines de choisir leur fillot !
C'est une évidence : une soirée étudiante ne s'organise pas du jour au lendemain. De ce fait, il est préférable de s'organiser au minimum un mois à l'avance, c'est-à-dire à la fin des vacances d'été. En outre, veillez à ce que la date fixée ne tombe pas en même temps que d'autres soirées, ou d'autres événements importants comme un concert, ou un match de football. En bref, mettez toutes les chances de votre côté pour que votre soirée rencontre le succès tant attendu !
Le choix du lieu est une étape cruciale de l'organisation d'une soirée d'intégration. Pourtant, ce n'est pas la plus simple. En effet, le lieu de l'événement doit être en adéquation avec la thématique choisie. En outre, avant de réserver une salle, un bar ou une boîte de nuit, estimer le nombre de participants s'avère essentiel. Cependant, la meilleure solution consiste à consulter votre chef d'établissement : celui-ci peut vous prêter les locaux de l'école, le temps d'une soirée.
Toujours dans le but de coller à la thématique choisie, vous avez besoin d'investir dans de la décoration ou du matériel audio, si toutefois vous ne souhaitez pas faire appel à un DJ. Nous le verrons un peu plus tard, il est également indispensable de faire le point sur la vente d'alcool. Faites le point sur le matériel dont vous avez besoin, mais aussi sur le budget dont dispose votre association.
Des contrats doivent être signés, notamment entre le propriétaire du lieu que vous allez louer pour votre soirée d'intégration et votre association. Ces documents vous permettent de faire le point sur les différentes responsabilités de tous les partis.
Bon à savoir : si vous prévoyez de réserver un bar ou une boîte de nuit, dans ce cas, inutile de prévoir ce type de contrat.
Bien évidemment, vous avez besoin d'animer la soirée étudiante que vous organisez. Pour cela, un DJ est indispensable. Deux solutions s'offrent à vous : faire appel à un professionnel, ou recruter parmi les étudiants un DJ amateur et passionné. D'autres prestataires doivent également intervenir au cours de cet événement : un service de sécurité, surtout si vous organisez la soirée dans les locaux de votre établissement, un traiteur, mais aussi des services de transport pour permettre aux étudiants de venir et de quitter la soirée en toute sécurité.
Dans la mesure où la soirée d'intégration est considérée comme un événement public, vous êtes dans l'obligation de verser des droits d'auteur à la SACEM pour tous les morceaux de musique que vous allez diffuser. Ces droits d'auteur concernent toutes les chansons qui ne sont pas tombées dans le domaine public et sont calculés en fonction de plusieurs critères : la superficie du lieu accueillant l'événement, ainsi que le prix de l'entrée.
La date de la soirée d'intégration a été fixée ? Vous avez trouvé le lieu et les prestataires qui interviendront sur place ? Dans ce cas, songez dès maintenant au marketing. À l'instar d'autres événements officiels qui nécessitent l'envoi de faire part, vous devez communiquer autour de la soirée d'intégration que vous organisez. Aujourd'hui, cette démarche est plutôt simple à mettre en place, grâce notamment aux réseaux sociaux. L'affichage papier peut évidemment être envisagé. Votre objectif : donner envie aux nouveaux étudiants de participer à cet événement.
La pré-vente et la vente de billets peuvent être organisées sur place, dans votre établissement, au BDE ou au bureau de votre association. Sachez également que, sur Internet, vous trouverez des services de billetterie en ligne personnalisables et pratiques, pour une gestion simplifiée de la vente des billets.
Attention : vous ne pouvez pas vendre d'alcool lors de votre soirée d'intégration, à moins que celle-ci ne se déroule dans un bar, ou une boîte de nuit. En revanche, il est possible de proposer officieusement, dans le prix du billet, des verres d'alcool aux participants. Veillez à commander suffisamment de stock et à comparer les différents tarifs proposés par les fournisseurs.
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