Dans la vie étudiante, il y a les études, il y a éventuellement un job d'appoint pour compléter une bourse, améliorer le quotidien ou financer un voyage... et puis bien sûr les soirées étudiantes ; celles-là même qui permettent si on en est l'organisateur de faire un bénéfice qui financera un projet ou une association.
Si cela peut paraître simple, organiser et réussir une soirée étudiante demande beaucoup de préparation, voici nos conseils pour vous en sortir haut la main.
Planifier et laisser l'improvisation hors jeu
Une des clés du succès, c'est de choisir la bonne date : en fonction du public que vous visez, assurez-vous que la date choisie ne soit pas trop proche de dates de partiels et autres concours, contrôlez les soirées concurrentes déjà annoncées et laissez-vous au moins 2 mois pour avoir le temps d'organiser sereinement votre soirée.
Bière et chips, ça peut marcher mais encore faut-il le transformer en concept vendeur dans un lieu trendy et accessible
Avant de vous lancer dans une recherche Google frénétique avec des mots clés tels que location de salle, traiteur Paris ou bien encore livraison de bière en fût, avoir un concept, un thème, c'est la clé qui vous permettra de démarcher des annonceurs et partenaires qui pourront prendre en charge une partie de votre budget et rendre votre soirée plus attractive via la possibilité de cadeaux.
Ne négligez pas les aspects administratifs !
Contrats de location, assurance, conditions de paiement, sécurité, droits d'auteurs, information du voisinage... oui, cela va faire un peu de paperasse à gérer mais ce sont des actions indispensables pour assurer la sécurité des participants comme la vôtre et la réussite de votre soirée.
Choisir des fournisseurs et partenaires de qualité
Vous pouvez être tenté par le « home made » et les courses à l'hypermarché du coin mais le fait est qu'en fonction du nombre de participants que vous visez, vous pourrez vite être dépassé et venir à manquer de boissons et nourriture.
Evaluez le budget avec un professionnel des réceptions privées tel qu'un traiteur à domicile qui saura s'adapter au lieu comme au nombre de participants. Vous y gagnerez en qualité de prestation avec un argument supplémentaire pour votre communication.
Communication : sachez gérer le nombre de participants et user des réseaux sociaux
Pour ne pas vous laissez pas dépasser par le nombre de participants, des solutions en ligne de réservation et vente de tickets (que vous décidiez d'organiser une soirée avec entrée payante ou non) vous permettra de gérer le nombre d'entrées et de relancer efficacement la communication autour de votre évènement si vous en avez besoin.
Et puis parce que la communication est faite aussi par les participants, n'hésitez pas à créer un compte instagram et une page facebook dédiés !
Les soirées étudiantes des BDEs sont aussi cocasses qu'arrosées, aussi inventives que légendaires. Petit guide pour ne pas rater le coche.
