La Direction Générale Déléguée Formation (DGD FORM) assure l’appui dans la définition, la mise en œuvre et le suivi de la politique arrêtée par le Vice-Président Formation en matière d’orientation, de gestion et d’insertion professionnelle des étudiants, de Formation tout au long de la vie, d’innovation pédagogique et de stratégie budgétaire. Elle est composée d’environ 180 agents répartis en 5 directions dont la Direction de la Formation continue et de l’apprentissage (DFCA).
Cette dernière développe, organise, coordonne et gère les activités de formation continue et d'apprentissage et participe à la définition de la stratégie.
Le Service Activités de la DFCA comprend 12 gestionnaires de formation et 9 Ingénieurs Conseils.
Missions principales
Sous l’autorité de la coordinatrice des gestionnaires de formation, en collaboration avec deux ingénieurs conseil et en lien avec l’INSPE et la composante Chimie-Biologie, vous apporterez votre appui dans les activités d’information et de gestion administrative et financière au sein de la DFCA. Vous serez également en charge de l’appui logistique à la coordination de formation.
Spécificités du poste :
Assurer une fois par semaine une permanence d’accueil physique et téléphonique de la DFCA jusqu’à 17h30
Participation à des forums, salons
Activités principales
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités de la DFCA en relation avec l’ingénieur conseil et le N+1 :
Analyser la situation du stagiaire et indiquer les profils d’inscription (statut/régime)
Alimenter le tableau de bord de suivi de son activité
Assurer le suivi des dossiers sur les plateformes spécifiques (EDOF, KAIROS, etc.)
Alimenter et mettre à jour la base de données stagiaires de la DFCA (FCA Manager)
Éditer des devis et des conventions
Délivrer les autorisations d’inscription
Préparer et suivre la contractualisation (envoi, réception, circuit de signatures, etc.)
Compléter les dossiers de demande de financement (programme, calendrier, etc.)
Suivre et saisir des assiduités
Délivrer les attestations de fin de formation / éditer des certificats de réalisation
Aider à l’établissement des statistiques et bilans
Accueillir, écouter, informer, orienter, conseiller les publics
Contribuer à la gestion financière :
Collecter et assurer le suivi des documents utiles à la facturation
Contrôler les données saisies dans FCA Manager pour les statistiques
Participer à l’amélioration qualité de la DFCA et aux activités transversales :
Assurer un relai d’accueil téléphonique
Apporter une aide ponctuelle en soutien aux autres collègues gestionnaires
Travailler en binôme avec l’ingénieure conseil
Participer à la création de procédures et veiller à leur bonne application
Participer à l’élaboration de documents
Compétences attendues
Recueillir, traiter et partager des informations
Appliquer les procédures
Garantir une qualité d'accueil
Maîtriser les outils bureautiques utiles à son activité
Analyser ses pratiques et les formaliser
Rendre compte
Intégrer les innovations, les réformes
Concevoir et rédiger des documents
Être organisé·e et rigoureux / rigoureuse
Travailler en équipe et en relation partenariale
Avoir le sens de la communication : écouter, comprendre, reformuler
Avoir un relationnel de qualité
Être autonome
Mobiliser ses capacités d'adaptation
Être force de proposition
Conditions de diplômes
BEP / CAP
Rémunération
A partir de 1750€ mensuel brut et en fonction de l’expérience. Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de , pour les contractuels 229,50€ et pour les titulaires 270 €.CLIQUER ICI POUR POSTULER
