Descriptif du poste
Finalité du poste :
Appuyer la cheffe de pôle et les évaluateurs pour la réalisation de leurs missions respectives
Activités principales
ACCUEIL
- Assurer et filtrer l’accueil physique et téléphonique
ORGANISATION
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’activité :
o assurer la prise des rendez-vous
o récupérer les dossiers aux archives
o assurer la gestion des approvisionnements nécessaires au fonctionnement du pôle
(fournitures, matériels, documentations, etc.)
- Organiser des réunions
- Compléter des tableaux de bord permettant le suivi des activités du pôle
TRAITEMENT ET CLASSEMENT DE L’INFORMATION
- Réceptionner, orienter l’information (courriers, courriels, appels…) vers le destinataire, et fournir
les premiers éléments de réponse le cas échéant
- Informer les interlocuteurs sur l’état d’avancement du traitement de leur demande
- Participer à la rédaction et mettre en forme des documents tels que des projets de courrier
- Rechercher, rassembler des documents préalablement identifiés, notamment en vue de la
constitution des dossiers
- Solliciter des interlocuteurs internes et externes, recueillir, enregistrer et traiter les données
collectées en s’assurant du respect des délais
- Classer les informations recueillies par le pôle
- Assurer la copie, le classement, l’archivage et l’envoi des documents relevant de son activité
- Contribuer à la préparation et au suivi administratif de missions (ordres de mission, …)
TRAITEMENT ET SUIVI DES DOSSIERS
- Participer à la recevabilité administrative de dossiers
- Vérifier la cohérence des éléments des dossiers reçus
- Enregistrer et suivre les étapes de traitement des dossiers (réception, recevabilité, demande
d’informations complémentaires, mise à l’instruction, demande d’avis, décision, etc.) à l’aide d’un
outil de suivi
- Participer à la mise à jour les bases de données utilisées dans le cadre de son activité
- Participer à des réunions de suivi des dossiers
- Accompagner l’information autour des rappels de lots (courrier au laboratoire, bordereau d’alerte,
formulaire de publication sur le site Internet de l’ANSM, information des acteurs institutionnels)
Activités secondaires :
QUALITE
- Contribuer au suivi des indicateurs de qualité (tableau de bord) relevant de son activité
MUTUALISATION DES TACHES D’ASSISTANAT : CONTINUITE DU SECRETARIAT DI
- Participer à la permanence physique telle que définie dans les plannings communs : gestion des
courriers entrants et sortants
- Participer à la permanence Secrétariat DI telle que définie dans les plannings communs
o Gestion des réunions de la direction
Profil recherché
Formation / Diplôme :
Formation aux métiers de l’assistanat
Compétences clés recherchées :
- Rigueur, organisation, Maîtrise de Word et Excel
